How to: Adresserfassung für Serienbriefe

Sie möchten gern einen klassischen Werbebrief versenden und die Adressdaten sowie die persönliche Ansprache auf die Briefe bekommen? Ihnen liegen die Namen und Adressdaten vielleicht nur in Papierform vor und Sie möchten es sinnvoll digitalisieren, um sie jederzeit für den einfachen und effizienten Versand von Werbebriefen in Serienform zu nutzen?

Excel für Serienbriefe

Eine einfache und sehr wirksame Unterstützung bietet Ihnen die Erfassung der Daten für Serienwerbebriefe mit Hilfe von Microsoft Excel. Das am meisten genutzte Tabellenkallkulationsprogramm weltweit wirkt auf den ersten Blick recht komplex und wartet mit unzähligen Funktionen auf. Aber keine Sorge, auch Excel-Anfänger können das Programm schnell und ohne lange Einarbeitungszeiten für die Erstellung von Serienbriefen für Werbezwecke nutzen.

Dazu müssen lediglich in den Spalten die Adressattribute festgelegt werden. Wichtig hierfür sind Attribute wie Anrede, Vorname, Nachname, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt. In den Zeilen darunter erfassen Sie dann entsprechend Ihre individuellen Adressdaten.

Adressdaten in Excel

Die so erstellte Exceltabelle können Sie nun beliebig als Quelldatei für Ihre Serienbriefe nutzen.
Dazu verwenden Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Word, mit deren Hilfe Sie die Adressdaten bequem in jede Form von Werbebrief einbinden können, ohne jede Adresse erneut einzeln erfassen zu müssen.

Je nach vorliegender Programmversion von Word können Sie zum Beispiel bei Microsoft Word 2010 mit wenigen Schritten Ihren individuellen Serienbrief erstellen. Dazu müssen Sie lediglich auf Sendungen -> Dokumententyp: Briefe -> Startdokument wählen: aktuelles Dokument verwenden -> Empfänger wählen: vorhandenen Liste wählen -> Ihre zuvor erstellte Excel-Tabelle öffnen.  Danach können Sie unter Schreiben Sie Ihren Brief: -> Adressblock die Anordnung und das Format der Adresse festlegen und den Brief in einer Vorschau einsehen.

Praxistipp 1: anschauliches Video zur Erstellung von Serienbriefen mit Excel & Word

Jeden einzelnen Schritt zur Serienbrieferstellung von Werbebriefen können Sie je nach Programmversion in dem Video Serienbrief erstellen Word  2010 von Gründerlexikon TV, im Video Serienbrief erstellen Word 2007 von Martin Kussel bzw. Serienbrief erstellen Word 2003 von Praxiswissenorg Schritt für Schritt einsehen und nachvollziehen. Verfolgen Sie einfach die Anleitungen und Sie erstellen innerhalb kürzester Zeit Ihren eigenen Serienbrief für Ihre nächste Werbebrief Aktion

Praxistipp 2: Adressdaten im Excelformat kaufen

Sie möchten gern Ihren nächsten Werbebrief speziell abgestimmt auf eine Region, Unternehmensgröße, Branche oder andere zielgruppensepzifische Merkmale versenden? Ihnen fehlen jedoch die notwendigen Adressdaten sowie die Zeit für eine aufwendige Recherche? Mit Hilfe einer einfachen Suchmaske für Firmenadressen können Sie Adressdaten zielgruppengenau auswählen und sofort downloaden. Das praktische Excel oder CSV- Dateiformat ermöglich Ihnen eine schnelle Nutzung und Weiterverarbeitung der Adressdaten.

Serienbriefe via Outlook erstellen

Viele Unternehmen setzen standardmäßig Microsoft Outlook als Programm zum Senden und Empfangen von Mails. In Outlook lassen sich ebenfalls Adressdaten von Geschäftspartnern und Kunden erfassen und entsprechend für die Erstellung von Serienbriefen nutzen. Hierzu werden im Word über die Serienbrief-Funktion anstatt der Excel-Quelldatei die Outlook Dateien als Quelle verwendet.

Praxistipp 3: anschauliches Video zur Erstellung von Serienbriefen mit Outlook & Word

Schritt für Schritt Anleitungen zur Erstellung von Serienbriefen finden Sie bei Youtube.

Wenn Sie vorhaben, Ihre Adressaten mehrfach anzuschreiben und sowieso gerade beim Aufbau einer Kundendatenbank sind, ist die Nutzung einer Customer-Relationship-Management Software (CRM) überlegenswert.

Serienbriefe via CRM-System (Costumer Relationship Management) erstellen

CRM-Systeme werden nur in großen Unternehmen eingesetzt… Diese Aussage stimmt nur teilweise, denn es gibt mittlerweile verschiedene Anbieter, die Programme zur Kundenverwaltung speziell für Einzelunternehmen sowie Kleinunternehmen anbieten.

Ein derartiges CRM-System ermöglicht die einfache und effiziente Pflege der Kundenhistorie. Wann hatten Sie mit wem Kontakt? Wo lagen die Interessen oder Probleme? Wurde bereits ein Angebot versendet? Passend dazu können Sie über ein CRM außerdem individuell Serienbriefe erstellen und leicht versenden.

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