Excel- oder CSV-Adressen?

Wir verkaufen unsere Adressen sowohl im Excel- als auch im CSV-Format. Schauen Sie sich dazu unser Adressen-Beispiel an. Doch was ist eigentlich der Unterschied, welche Möglichkeiten bieten sich und mit welchen Programmen sind diese Formate kompatibel?

Excel Adressen öffnen und bearbeiten

Excel ist ein Microsoft Programm zur Tabellenkalkulation oder zur tabellarischen Aufbereitung von Informationen, wie zum Beispiel Adressen.

Das Excel-Format hat den Vorteil, dass entsprechend abgespeicherte Dateien automatisch mit dem Excel-Programm geöffnet werden, wenn dieses auf Ihrem Rechner installiert ist.

Mit Excel stehen Ihnen dann unzählige Möglichkeiten zur Bearbeitung der gekauften Adressen zur Verfügung:

• Nehmen Sie Sortierungen vor, zum Beispiel nach Postleitzahl oder nach Branche
• Ordnen Sie Spalten neu an, um die Adressen in ein Format zu bringen, dass bequem zu Ihrer Arbeitsweise passt
• Nehmen Sie farbliche Markierungen vor oder fügen Sie neue Spalten hinzu, in denen Sie individuelle Anmerkungen hinterlegen
• Filtern Sie im Firmennamen nach beliebigen Stichworten
• Speichern Sie die Daten nach der Bearbeitung in genau dem Format, das Sie für Ihr Kundenmanagementsystem benötigen
• u.v.m.

Wenn Sie fertig sind mit Ihren Anpassungen, lassen sich die Daten leicht aus Excel in andere Programme importieren. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel Serienbriefprogramme unkompliziert nutzen.

Ich habe kein Excel – was heißt das für mich?

Sie benötigen nicht zwingend Microsoft Excel, um eine Excel-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Auch beispielsweise Numbers auf Apple Systemen oder die Open Source Software Open Office ermöglichen Ihnen das Öffnen und bearbeiten von Adressdateien im Excel-Format.

Hierbei können aber Probleme mit der Kompatibilität auftreten. Unsere Adresslisten sind kleinteilige Tabellen mit einer großen Fülle an Informationen und Schreibweisen. Zum Beispiel können Zeichen wie ein Bindestrich, Anführungszeichen oder Kommas Probleme bereiten und die Zellinhalte verschieben.

Sollten Sie Probleme mit dem Öffnen oder der Darstellung unserer Excel-Dateien haben, ist die CSV-Datei die bessere Alternative.

CSV als sichere Alternative für andere Programme

CSV ist die Abkürzung für „comma seperated values“. Dieser englische Begriff bedeutet so viel wie „Komma-getrennte Werte“. Das bedeutet, dass als Trennzeichen zwischen den einzelnen Zellen ein Komma genutzt wird.

Allerdings müssen es nicht zwingend Kommas sein, welche die Werte einer CSV-Datei trennen. Sie können zum Beispiel auch so genannte Tabstops oder Semikolons zur Trennung nutzen.

Der Vorteil von CSV-Dateien ist, dass die Zellinhalte als reiner Text und ohne jegliche Formatierung vorliegen. Bei einem Import in Ihr Kundenmanagementsystem oder ein Serienbriefprogramm müssen Sie lediglich das Trennzeichen festlegen, um einen reibungslosen Import zu gewährleisten. Wir trennen unsere CSV-Dateien übrigens durch Semikolon.

Bildrechte: Adobe Stock/Luca Lorenzelli

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