Adressen kaufen, die man ganz unkompliziert direkt für Marketingzwecke einsetzen kann – das ist das Ideal. Doch was bedeutet das eigentlich? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?
Das richtige Format
Damit gekaufte Adressen sofort einsatzbereit sind, müssen sie in einem Format geliefert werden, das eine problemlose Weiterverarbeitung gewährleistet. Das ist nur in digital lesbarer Form gegeben. Ein PDF-Dokument oder Bildformate wären zum Beispiel ungeeignet.
Excel und CSV sind hingegen perfekt für die weitere Bearbeitung. Excel ist ein sehr weit verbreitetes Datenverarbeitungsprogramm. Es lässt sich leicht bedienen und nötige Änderungen bei der Sortierung der Zeilen oder Spalten sind schnell gemacht.
Eine CSV Datei kann hingegen sogar von Anwendern genutzt werden, die kein Excel installiert haben. Es handelt sich dabei um ein Textformat, dass in der Regel durch Kommas oder Semikolons getrennt ist. Bei Address-Base speichern wir unsere Firmenadressen in CSV Dateien mit Semikolons als Trennzeichen.
Vorteile von Excel
Wenn Sie Excel nutzen, können Sie die gelieferte Excel Datei zunächst so sortieren, wie Sie es wünschen. Sie können die Anordnung der Spalten verändern, nicht benötigte Spalten löschen oder neue hinzufügen. Sie können zum Beispiel eine Spalte für Kommentare hinzu fügen und die Spalte mit den Ländervorwahlen ausblenden oder löschen.
Zudem können Sie nach allen beliebigen Spalteninhalten sortieren – zum Beispiel nach der Postleitzahl oder nach der Unternehmensform. Excel gibt Ihnen die Freiheit Ihre gekauften Adressen ganz einfach an Ihr gewohntes Format anzupassen.
Wenn die Adressen im gewünschten Format vorliegen, können Sie diese direkt in ein Programm für Serienbriefe importieren – zum Beispiel in Word. Wenn Sie dann Reaktionen auf Ihre Werbebriefe erhalten, könnte Sie diese bei Bedarf ebenfalls in der Excel Datei festhalten.
Vorteile von CSV
Wenn Sie kein Excel nutzen oder die gekauften Firmenadressen zur Weiterverarbeitung in Ihr System importieren wollen, können Sie auch direkt aus der CSV Datei importieren. Alle Spalten haben sinnvolle Überschriften, so dass Sie beim Import schnell erkennen, wo welche Informationen gespeichert sind.
Die Adressen aus der CSV Datei und der Excel Datei sind identisch. Lediglich die Art der Speicherung ist eine andere. Sie können also auch die CSV Datei an Ihr gewünschtes Format anpassen. Der Hauptvorteil von CSV liegt in der Kompatibilität. Dieses Format ist einfach mit mehr Programmen kompatibel.
Adressen anpassen
Bei uns sind die Adressen so gespeichert, dass möglichst viele Prozesse der Weiterverarbeitung ohne Änderungen vorgenommen werden können, aber jeder hat eine etwas andere Art der Speicherung von Firmenadressen. Manche schreiben zum Beispiel die Telefonnummer mit Vorwahl in dasselbe Feld, andere trennen Vorwahl und Durchwahl, manche haben Vorname und Nachname des Ansprechpartners im selben Feld, andere trennen diese Informationen.
In Excel gibt es viele Funktionen, die es Ihnen ermöglichen solche Dinge nach Ihren Vorstellungen anzupassen. Mit der Verketten Funktion können Sie beispielsweise verschiedene Felder kombinieren. Mit Text in Spalten können Sie hingegen Feldinhalte nach bestimmten Kriterien oder einfach nach einer selbst bestimmten Zeichenanzahl trennen.
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