Ganz in der Nähe vom Flughafen München hat ein großes Business-Hotel eröffnet, das mehrere Konferenzräume in unterschiedlichen Ausführungen und einen Saal für Großveranstaltungen anbietet. Als mögliche Multiplikatoren sieht die Geschäftsführung des Hotels Eventagenturen.
Neue Wege mit Direktmarketing
Es wurde bereits Werbung in regionalen Medien gemacht und Content in den wichtigsten Lokal-Zeitungen platziert, um im kommenden Geschäftsjahr möglichst viele Buchungen für diese Räumlichkeiten zu erzielen.
Die meisten Groß-Events werden bereits viele Monate im Voraus geplant, so dass die Vollauslastung des großen Saals im folgenden Geschäftsjahr kaum mehr realistisch ist.
Das Ziel der Geschäftsführung ist immerhin eine 70%ige Auslastung bis zu Beginn des neuen Geschäftsjahres zu erreichen. Dazu soll neben den bereits erfolgten Marketingmaßnahmen nun auch vermehrt auf Direktmarketing gesetzt werden.
Als Zielgruppe dafür hat man sich Eventagenturen ausgesucht, weil diese nicht nur ein Event im Jahr planen, sondern in die Planung vieler Veranstaltungen involviert sind. Außerdem akquirieren die Agenturen selbst immer wieder neue Kunden und sind damit eher bereit, auch mal neue Locations auszuprobieren.
Adressen von Eventagenturen kaufen
Um nun diese neu auserkorene Zielgruppe anzugehen, werden Adressen von Eventagenturen benötigt. Die Marketingmitarbeiterin des Hotels beginnt mit der Recherche und holt sich verschiedene Angebote ein.
Die Preise und Mengenangaben variieren bei den verschiedenen Anbietern sehr stark. Sie telefoniert unter anderem mit Address-Base, um ein Gefühl für die Daten und die Anbieter dahinter zu bekommen. Bei Address-Base hatte sie zuvor das Paket mit Adressen von Eventagenturen im Onlineshop gefunden.
Der freundliche Kundenservice von Address-Base kann die Marketing-Mitarbeiterin bald überzeugen und der Adress-Händler erhält bald darauf den Zuschlag.
Ein Paket für ganz Deutschland ist für das Hotel im ersten Moment nicht zielführend, weil man die Adressen der Zielgruppe zuerst regional testen möchte. Also lässt man sich ein individuelles Paket mit 500 Adressen aus Bayern zusammenstellen, das die Menge des im Onlineshop angebotenen Pakets übersteigt.
Die Werbematerialien
Es werden ein Brief und ein Flyer vorbereitet, welche die Buchungsmöglichkeiten der Konferenzräume im Business-Hotel aufzeigen. Professionell fotografierte Bilder der Räumlichkeiten und ein liebevoll gestalteter Flyer vermitteln ein sehr professionelles und modernes Bild.
Die Lage unweit der Autobahn und der große Parkplatz sind neben den für Münchner Verhältnisse erschwinglichen Preisen schlagende Verkaufsargumente, die im Flyer ansprechend präsentiert werden.
Erste Buchungsanfragen
Um den Empfängern möglichst viel Zeit zur Reaktion innerhalb derselben Woche zu lassen, werden die Briefe an einem Montag versendet. Man benutzt handgeklebte Briefmarken, anstelle von Dialogpost Stempeln, um die Briefe hochwertig wirken zu lassen.
Bereits am ersten Tag nach der Versendung erhält das Hotel erste Anfragen nach freien Räumlichkeiten. Es melden sich drei Agenturen, die jeweils noch Kapazitäten für mehrere Veranstaltungen suchen.
In derselben Woche folgen noch vier weitere Anfragen und in den darauffolgenden Wochen und Monaten sollen noch fünf weitere Anfragen folgen, die auf die Aktion zurück zu führen sind.
Zukünftige Aktionen
Nicht jede der zwölf Eventagenturen bucht in den kommenden Monaten auch wirklich, aber immerhin neun der Veranstaltungsagenturen sind ernsthaft interessiert mehrere Buchungen für verschiedene Veranstaltungen zu platzieren.
Bei sieben der Agenturen sieht es sogar nach regelmäßigen Kunden aus. Damit hat das Businesshotel sehr schnell einen großen Teil seiner freien Kapazitäten in punkto Konferenzräume gefüllt.
Jetzt überlegt man, die regulären Räume zusammen mit den Eventagenturen für Ausfahrten und ähnliche Vorhaben zu bewerben und bereit zu stellen.
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